Новости

ЦПУР: работа в опенспейсе помогает российским чиновникам стать быстрее, эффективнее и общительнее

By 21.10.2020 No Comments

Исследователи рабочих мест (workplace studies) изучают повседневные практики, которые распространены среди сотрудников в конкретной рабочей обстановке. Социологи Центра перспективных управленческих решений в течение лета-осени 2019 года анализировали опыт переезда 5 тысяч госслужащих из трех министерств: Минэкономразвития России, Минпромторг России, Минкомсвязь России, а также подведомственных им служб (Росимущество, Ростуризм, Росаккредитация и Росстандарт). Чиновникам впервые в России пришлось отказаться от коридорно-кабинетной системы и научиться сосуществовать бок о бок в одном здании и в новом опенспейс пространстве башни Москва-сити. 

 

В результате исследования ЦПУР удалось установить, что переезд в единый офис формата openspace запустил позитивные изменения в рабочем процессе госслужащих:

  • работа в общем пространстве и одном здании ощутимо упростила коммуникацию внутри нескольких госведомств и между ними; чиновники из разных отделов и даже ведомств стали чаще общаться между собой и реже замыкаться в т.н. «функциональных колодцах»;
  • новое пространство активизировало модернизацию процессов, вскрыв неактуальность ряда архаичных практик госуправления, которые раньше казались обязательными: приоритет официального (служебные записки, докладные и проч.) способа коммуникации, изолированность госслужащих друг от друга, отношение к документообороту как важному результату работы;
  • снизилась значимость иерархии «начальник – подчиненные», что необходимо для современных форматов командной работы;
  • Единый правительственный комплекс и open space улучшили имидж госслужбы в глазах молодых сотрудников государственных ведомств;
  • за первый год работы Единого правительственного комплекса (ЕПК) централизация традиционных обеспечивающих функций ведомств принесла экономию в ресурсах: затраты на охрану и пропускной режим сократились на 40 млн руб. в год, расходы на содержание и эксплуатацию зданий — более чем на 300 млн руб. в год. 

 

Тем не менее, для более полного раскрытия трансформационного потенциала изменения рабочих пространств госслужащих, исследователи рекомендовали

  • для снижения дисфункциональности рабочего пространства — проводить консультации с сотрудниками по дизайну будущего рабочего места, в том числе предусмотреть больше зон для:
    • уединенной работы (работы с документами) — аналог фокус-комнат
    • горизонтальной коммуникации вне рабочих процессов — т.н. «третьи места»
  • для получения более сложных социальных эффектов от обновления рабочего пространства (активизация командной работы, дальнейшее разрушение «функциональных колодцев», использование инновационных инструментов для решения рабочих задач) — решить ряд проблем с базовыми параметрами среды:
    • улучшить систему навигации — обозначение организационных единиц, хозяйственно-бытовых объектов, других зон и путей к ним — в пространстве ЕПК; 
    • предусмотреть возможность управления качеством и температурой воздуха сотрудниками;
    • повысить информированность сотрудников, занимающих разные должности в различных отделах, о том, что они могут лично посещать другие ведомства.

Мы ставили своей целью стимулирование сотрудников [ведомств] к большему взаимодействию между собой для решения обычных рабочих задач путем перехода от коридорно-кабинетной системы организации пространства к формату open space. То, что раньше приходилось решать через официальные письма между департаментами и отделами, теперь стало возможным обсуждать лично, поскольку все находятся в одном пространстве. Если раньше сотрудникам приходилось долго ждать согласования документа или решения у кабинета своего руководителя, то теперь можно просто обменяться несколькими репликами и получить обратную связь. Руководителям в свою очередь стало удобнее контролировать занятость сотрудников и при необходимости перераспределять задачи.

Азер Талыбовпредседатель правления АО «РОСЭКСИМБАНК»; в 2018—2020 гг. заместитель министра экономического развития РФ, ответственный за организацию создания ЕПК

Пространство и логика устройства рабочих мест влияет на социальные отношения между людьми. Новое рабочее пространство в ЕПК в своем устройстве и дизайне отсылает к ценностям прозрачности, скорости распространения информации, отказа от иерархии в пользу неформальных горизонтальных связей. Единый правительственный комплекс и созданные в нем открытые пространства для работы чиновников обладают значительным потенциалом для трансформации госслужбы в России.

Дарья Шубинастарший эксперт ЦПУР

Подробнее о результатах и рекомендациях исследования можно прочитать на сайте ЦПУР в разделе «Исследования».